Comment organiser un webinaire impactant ? 10 règles clés à connaître en 2025

Vous souhaitez faire connaître vos produits et vos services ? Vous voulez mettre en avant votre expertise et toucher un public plus large ? Le webinaire est la solution qu’il vous faut. Il vous permet de travailler votre image, de développer votre notoriété et de nouer une relation de confiance avec votre prospect. De plus, le webinaire vous aidera à générer des leads qualifiés, à condition bien sûr de mettre tous les atouts de votre côté.

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Les 5 points à retenir

1. Étudiez les besoins et les problématiques de votre audience cible pour leur apporter des réponses pertinentes.
2. Préparez soigneusement votre webinaire pour garantir son bon déroulement.
3. Créer une expérience interactive et engageante via les sondages, les sessions Q&A et les questions en direct.
4. Soigner la qualité de la production pour mettre en valeur votre image de marque.
5. Exploiter le contenu après la diffusion pour toucher une audience plus large et générer des leads supplémentaires.

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Définir votre cible, votre objectif et le sujet de votre webinaire

Avant de définir l’objectif de votre webinaire, vous devez obligatoirement déterminer à quelle(s) cible(s) vous souhaitez vous adresser. Les deux sont intrinsèquement liés.  

La pertinence du sujet de votre webinaire est primordiale : il faut que le sujet parle à votre public cible, l’intéresse et le retienne jusqu’à la fin.

Vous souhaitez toucher une audience précise ? Vous allez donc devoir vous interroger sur ses problématiques et proposer des solutions efficaces. Votre contenu doit être utile et axé sur les besoins et les centres d’intérêt de vos prospects.

Proposer un contenu pertinent et exclusif  

Après avoir défini votre cible et la problématique à aborder, vous devrez déterminer quelle(s) réponse(s) apporter et comment aborder votre sujet de manière pertinente. Chaque participant doit repartir à la fin du webinaire avec des réponses concrètes aux questions qu’il se pose. Pour cela, vous avez besoin de :

• Identifier les questions les plus fréquentes que peuvent se poser votre cible.
• Formuler des réponses claires, complètes et pratiques
• Traiter tous les aspects du problème pour asseoir votre expertise.

Les décideurs sont submergés de contenus de toutes provenances. Faites la différence en proposant un contenu exclusif. Cette exclusivité doit se refléter dans le choix du sujet, l’angle sous lequel vous allez le traiter ainsi que dans la formulation du titre et de l’accroche.

Préparer votre webinaire en amont 

Comme tout événement, un webinaire doit être bien préparé. Une étape qu’on a trop souvent tendance à négliger sous prétexte qu’il s’agit d’un événement digital. Cette préparation doit se faire à tous les niveaux :

• Préparez votre discours : créez un support de présentation pertinent, esthétique, clair et simple à comprendre.
• Choisissez les bons orateurs : des experts qui maîtrisent leur sujet, sont à l’aise devant la caméra et intéresseront votre audience.  Et faites-leur répéter la présentation avant le jour J.
• Préparation technique : connexion, caméra, micros. Tout l’équipement doit avoir été testé et approuvé avant l’événement !
• Choisissez un lieu adéquat : vous n’avez pas de studio à disposition ? Deux options s’offrent à vous, soit un bureau isolé pouvant accueillir l’ensemble des intervenants, soit une salle de réunion. L’important est de choisir un lieu silencieux et suffisamment lumineux.

Un webinaire réussi aura un impact positif sur votre image de marque ! 

Quelle plateforme webinaire choisir ? Guide complet

Plusieurs plateformes permettent d’héberger et de diffuser votre événement en ligne. Parmi les outils populaires en 2025 : Livestorm, Zoom Webinars, Demio, WebinarGeek.  

Pour un webinaire professionnel, les tarifs varient selon les fonctionnalités proposées : il faut compter entre 49€/mois (Demio) à 149€/mois (Livestorm Pro). Ces outils offrent des options avancées telles que l’automatisation des e-mails, l’analyse des performances, ou encore l’intégration CRM.

Structurez votre webinaire  

Vous souhaitez laisser une bonne impression sur vos auditeurs et maintenir leur attention jusqu’à la fin de la conférence ? Proposez un contenu structuré ! Outre le sujet principal, quels seront les thèmes traités par votre webinaire ? Combien de temps sera réservé aux questions réponses ? Tout doit être indiqué clairement dans le descriptif !  

Lorsqu’il s’agit de webinaire, pas question d’improviser ! Vous devez maîtriser complètement votre sujet, avoir un plan précis et savoir anticiper toutes les questions pièges. Si vous préparez correctement votre évènement, ce sera un succès et vos auditeurs auront envie de vous suivre pour vos prochains webinaires.  

Préparez tout à l’avance et, une fois devant la caméra, veillez à bien respecter le plan d’origine ! 

Guide simple pour organiser un webinaire

Introduction (5 à 10 minutes)

1. Accueil et présentation de l’intervenant.
2. Agenda et objectif du webinaire.
3. Règles d’interaction (chat, sondage, questions…).

Corps principal (20 à 30 minutes)

1. 3 à 4 points maximum pour maintenir l’attention.
2. Alternance entre théories et exemples concrets.
3. Support visuel clair et épuré.
4. Interaction régulière avec l’audience (chats, sondages…).

Conclusion (5 à 10 minutes)

1. Récapitulatif des points essentiels.
2. Appel à l’action claire.
3. Session questions-réponses.
4. Informations de suivi.

Support de présentation : comment faire un sans-faute ?

Il n’y a rien de pire qu’une présentation rébarbative et difficile à lire. Votre contenu sera projeté en grand sur l’écran des participants lors de votre conférence. Il doit donc être pertinent et centré sur l’essentiel. Pour capter l’attention de votre public, faites en sorte que vos diapos soient faciles à lire et agréables à regarder :

• Soignez l’aspect visuel autant que possible. N’hésitez pas à intégrer des graphiques et des images. PowerPoint permet de faire de très belles présentations mais libre à vous d’utiliser l’outil de votre choix.
• Choisissez des éléments de contenu parlants pour votre cible et facilement mémorisables : chiffres clés, storytelling, contenus interactifs…  
• Structurez votre présentation : tout comme votre webinaire, votre présentation écrite doit être structurée. Pensez à hiérarchiser l’information et à mettre en valeur les éléments importants.
• Aérez votre présentation : un seul sujet par diapositive !  
• Utilisez une police d’écriture suffisamment grande pour être lue sans effort de la part de votre audience.
• Ne surchargez pas votre présentation. Limitez-vous à l’essentiel : plan de votre webinaire, grandes lignes, exemples concrets…

 

Pour en savoir plus, téléchargez notre livre blanc : 8 conseils pour générer des leads avec le webinar

 

Comment retenir l’attention du spectateur ?  

Un webinaire B2B en 2025 dure en moyenne 47 minutes (Source : On24 Webinar Benchmark Report 2025). Vous souhaitez retenir l’attention du spectateur jusqu’au bout ? Évitez les temps morts ! Plus votre webinaire sera dynamique, plus vos participants auront envie de rester connectés.

• Montrez-vous chaleureux et avenant avec votre public. Il n’y a rien de pire qu’un monologue récité sur un ton monocorde. Faites en sorte que votre présentation soit vivante et rythmée et provoque des émotions chez vos auditeurs ; Travaillez votre prise de parole.
• Trop d’information tue l’information. Évitez de faire défiler 60 slides en 30 minutes et limitez votre présentation PowerPoint à l’essentiel.
• Faites en sorte de toujours tenir un discours clair et structuré !   
• Marquez de courtes pauses pour laisser à votre audience le temps d’assimiler l’information.
• Misez sur l’interactivité en proposant un quizz ou un sondage. Cela vous permettra, non seulement, de conserver l’attention de vos auditeurs mais également de les faire réagir.  

Pour aller plus loin, voici les 4 erreurs à ne surtout pas faire lors d’un webinaire !

Faire participer votre audience  

Un webinaire interactif va vous permettre de créer une relation de confiance avec votre auditeur. Proposez une expérience captivante qui marquera son esprit, sinon il zappera aussitôt votre évènement une fois celui-ci terminé.

Incitez-le à se présenter, à poser des questions et à donner son avis dans la zone de chat et n’hésitez pas à poser des questions en direct. Les sondages sont un excellent moyen d’augmenter l’engagement de votre audience.

La session de questions/réponses est l’un des principaux atouts du format webinaire. Elle va permettre aux participants d’obtenir des réponses exclusives sur la problématique traitée. Vous devez donc lui accorder un temps suffisant (prévoir au moins 10 minutes !) et mettre en œuvre tous les moyens nécessaires à son bon fonctionnement :

• Prévoyez un modérateur pour sélectionner les questions, répondre et transmettre les questions aux orateurs .
• Anticipez les questions (notamment les questions sensibles) et préparez les réponses en amont ,de façon à éviter toute insatisfaction.  

Si le contenu n’a pas forcément répondu aux attentes des participants, cette partie vous offre une seconde chance de satisfaire votre audience !   

Soigner la qualité de sa production  

La qualité de la production est un ingrédient clé du succès de votre webinaire. Plus celui-ci sera agréable à regarder, plus les participants auront envie de rester connectés.

Un webinaire filmé dans un studio professionnel avec une belle image et un son de qualité donnera une image qualitative de votre entreprise et maximisera vos chances de captiver les auditeurs durant la conférence.

Pas question d’offrir une image floue et pixélisée, ni un son fluctuant à votre public. Vous devez vous assurer de la bonne qualité de restitution de votre événement.

Si votre entreprise dispose d’une caméra professionnelle, mobilisez-la le temps de votre webinaire et pensez à y adjoindre un micro-externe. Faites des tests au préalable et le jour J, vérifiez que tout le monde vous entend et vous voit bien et n’oubliez pas bien sur de tester votre connexion.

Promouvoir votre webinaire

Un webinaire, ça s’anticipe. Vous souhaitez toucher de nouveaux prospects ? Vous devez recruter un maximum de participants ! Si vous ne mettez pas en place un vrai plan de promotion, vous minimisez vos chances de détecter de nouveaux marchés et de générer des leads additionnels. Votre webinaire mérite une promotion d’envergure.     

• Annoncez votre webinaire un mois à l’avance sur l’ensemble de vos canaux habituels (emailing, réseaux sociaux…) .
• Faites régulièrement des rappels sur les réseaux sociaux. N’hésitez pas à identifier les participants dans vos publications de façon à les inciter à liker et à partager les posts.  
• Publiez un article dédié à votre événement sur votre blog.
• Intégrez un lien dans votre signature de mail ainsi que dans celle de vos commerciaux renvoyant vers la page de présentation de votre webinaire.
• Faites appel à des bases externes, comme Webikeo qui vous propose une base de +1 000 000 personnes.

Exploiter votre webinaire à posteriori de sa diffusion  

Un webinaire vous permet de générer des leads en collectant les données des participants lors du direct et du replay. Pour collecter des données lors de l’inscription au webinaire, vous devez vous conformer au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

Votre public doit être informé des finalités de cette collecte, des modalités de conservation, ainsi que de leurs droits d’accès, de rectification et de suppression. Les participants doivent être en mesure de consentir librement, en toute connaissance de cause, à l’usage de leurs données personnelles (Source : CNIL, mises à jour février 2025).

Capitaliser sur le replay et les supports après

Le replay vous permet de toucher à la fois :

• Les personnes s’étant inscrites mais n’ayant pas pu se rendre disponibles au moment de l’événement.
• Les personnes non inscrites mais qui sont intéressées par le sujet.
• Les participants qui souhaitent revoir le webinaire.

Le support de présentation de votre conférence reste également un atout de taille pour générer de nouveaux leads à postériori de sa diffusion. Il constitue un contenu supplémentaire et à forte valeur ajoutée qui va vous permettre à la fois d’augmenter l’engagement des personnes ayant assisté au webinaire et souhaitant aller plus loin et de toucher des prospects n’ayant pas assisté à l’événement mais qui sont intéressés par vos solutions.

Pour une mise en avant optimale de votre replay et de votre support de présentation : 

• Envoyez un email à tous les inscrits avec un lien pour visionner le replay et télécharger votre présentation ; 
• Publiez un article de blog pour mettre en avant ces deux contenus et n’hésitez pas à le partager sur vos réseaux sociaux.  

Tendance 2025 : les webinaires automatisés

Le webinaire automatisé (ou Evergreen) connaît un grand essor en 2025. Conçu pour être diffusé en continu, ce format est particulièrement adapté aux contenus à longue durée de vie : tutoriels, formations, onboarding…

Les webinaires Evergreen s’imposent comme une solution stratégique permettant aux entreprises de maximiser leur impact en proposant du contenu à grande échelle, tout en préservant l’authenticité du direct.

Webinaire live ou automatisé : comment faire le bon choix ?

Vous souhaitez organiser un webinaire, mais hésitez entre un format automatisé ou live ? Votre choix dépend de vos objectifs, de vos ressources et de votre audience.

Le webinaire automatisé est le choix idéal si :

• Vous voulez toucher une audience internationale sur différents fuseaux horaires.
• Votre contenu est informatif ou éducatif et ne nécessite pas des mises à jour fréquentes.
• Vous ne disposez pas des ressources nécessaires pour organiser régulièrement des événements en direct.
• Vous voulez générer des leads en continu, 24h/24.
• Vous souhaitez tester et optimiser votre présentation sans la pression du direct.

Optez pour le webinaire live si :

• Vous préférez les interactions en temps réel avec votre audience.
• Vous lancez une nouvelle offre ou un nouveau produit.
• Votre contenu nécessite des adaptations fréquentes.
• Vous souhaitez créer un sentiment d’urgence et d’exclusivité.
• Vous proposez du coaching personnalisé ou des formations interactives.

Stratégie hybride

Vous pouvez également combiner les deux formats pour maximiser leur impact : utilisez les webinaires live pour les événements importants et les webinaires evergreen pour le nurturing continu de vos prospects. Ce qui compte, c’est d’adapter votre stratégie selon votre audience et vos objectifs spécifiques.

FAQ

Comment structurer un webinaire professionnel ?

Avant le webinaire, vous devez définir l’audience, préciser les objectifs, choisir l’heure, le jour et la durée adaptée. Pendant le webinaire, il faut soigner le contenu, créer de l’interaction, prévoir du temps pour les Q&A et gérer les aspects techniques.

Quelle est la bonne durée pour un webinaire en 2025 ?

Le webinaire dure en général entre 30 et 60 minutes en fonction du sujet et des attentes du public. Afin de maximiser la participation et l’engagement de votre audience, il faut prévoir :

• De 5 à 7 minutes pour accueillir le public et présenter les intervenants.
• Jusqu’à 45 minutes pour la présentation principale.
• De 10 à 15 minutes pour les Q&A.

Quels outils pour organiser un webinaire efficace ?

Parmi les plateformes les plus populaires en 2025, Livestorm, WebinarJam, Zoom, Demio, EasyWebinar. Webikeo est également la solution idéale pour les entreprises cherchant à accroître leur notoriété et à promouvoir leur expertise. Vous aurez accès à un accompagnement personnalisé, un support technique réactif et une interface simple et intuitive. Webikeo facilite la génération de leads et propose une analyse détaillée de l’engagement des participants.

Quelles sont les erreurs à éviter lors d’un webinaire ?

• Promouvoir votre webinaire avec des titres ou des descriptifs trompeurs.
• Ne pas respecter la durée annoncée, ce qui agace les participants.
• Choisir un orateur qui ne maîtrise pas le sujet, ce qui peut nuire à votre crédibilité.
• Créer un contenu publicitaire qui n’apporte aucune valeur.
• Négliger l’interaction et ne pas encourager l’engagement

Webinaire ou vidéo préenregistrée : que choisir ?

Le webinaire en direct permet d’interagir en temps réel avec l’audience, favorisant l’engagement et les réponses personnalisées. La vidéo préenregistrée vous évite et les aléas techniques du direct. De plus, vous avez le temps de peaufiner votre contenu afin que votre message soit clair, structuré et percutant. La décision dépend de vos objectifs.

Vous avez maintenant toutes les clés en main pour réussir votre webinaire et l’intégrer dans votre stratégie marketing.

Pour en savoir plus…