Stratégie emailing : conseils pour réussir votre webinar

Cela fait bien longtemps que les entreprises essaient d’acquérir et de fidéliser des clients avec différentes listes de diffusion. Quand il s’agit de promouvoir un webinar, l’emailing reste de loin le principal canal d’acquisition de participants.

Pour réussir, l’un des éléments clé est d’avoir une stratégie optimisée :

Combien d’emails je souhaite envoyer ? Quand le faire ? Comment faire en sorte que vos contacts cliquent et s’inscrivent ? Nous allons vous donner quelques conseils pour y arriver.

Créer le bon timing

Il vous faut unir une communauté d’intérêt autour de votre marque. Trop de sociétés épuisent leurs bases en proposant des webinaires commerciaux peu attractifs sans penser aux réelles attentes de leurs participants.

Le seul moyen d’obtenir des audiences de plus en plus vastes et ciblées est de proposer des contenus utiles à un rythme suffisant pour générer une communauté d’intérêt.

Un plan de communication bien ficelé vous évitera de spammer inutilement votre audience. Pour remplir votre webinar, nous préconisons de commencer à communiquer 4 semaines avant votre date de webinar, sur des canaux « pull » tels que les réseaux sociaux, puis accentuer vos efforts 1 semaine avant, sur des canaux « push » tels que l’emailing.

1. Premièrement, annoncez votre webinar sur votre site web et vos réseaux sociaux 1 mois avant votre événement. Idéalement, vous pouvez intégrer un formulaire d’inscription sur votre site et votre blog. Cela permettra aux personnes d’en prendre note.
2. Puis lancez un email sur vos bases une première fois, 21 à 15 jours avant pour générer des inscriptions à votre webinar. La plupart des personnes s’inscrivent néanmoins au dernier moment.
3. Faites un second email dans la dernière ligne droite. Entre J-7 et J-3. Adaptez-vous au calendrier et aux habitudes de votre cible :

• Si vos bases ont l’habitude de recevoir des invitations par email de votre part, vous pouvez commencer à J-15. Sinon, débutez plus tôt.
• Si vos bases ont de la visibilité sur leur emploi du temps, faites la relance 1 semaine avant. Moins elles en ont, plus nous préconisons de les rapprocher de la date du webinar.

L’art du webinar marketing repose sur votre capacité à planifier vos webinars dans le temps, puis à répéter certains webinars à succès. Cette stratégie doit être coordonnée avec une stratégie d’invitation emailing rigoureuse, où chacun de vos invités est « scoré » en fonction de son historique de comportement :

• Les personnes qui ont ouvert vos emailings d’invitation
• Les personnes qui se sont inscrites à un webinar
• Les participants à un webinar
• Les « no-show » absents (qui s’étaient inscrits, mais n’ont pas participé)

Ainsi, une bonne stratégie doit vous permettre de ne pas inviter 2 fois une personne qui a déjà participé, ou de réinviter un no-show au webinar suivant.

L’objet d’email

Si le titre de votre webinar est important, celui donné à vos emails l’est tout aussi. L’objet du message est la vitrine de votre email. Ce sont donc ces quelques mots qui vont donner envie ou non à votre destinataire de lire le contenu.

Chez Webikeo, nous vous conseillons 3 catégories de titres. Plusieurs campagnes seront à prévoir, donc rien ne vous empêche de modifier vos emails et ainsi tester ce qui fonctionne le mieux.

Il faut également faire attention à utiliser les objets les plus courts possible. La longueur de référence pour le marketing se situe entre 40 et 60 caractères.

Le mieux est de ne pas dépasser 6 mots. Vous devez aller à l’essentiel, éviter le superflu. Trouver une phrase d’accroche élégante, qui donne envie de cliquer et de lire.

• L’ email personnalisé

Pour ce type d’email, vous parlez directement au récepteur du message.

« [Prénom], avez-vous pensé à … ? »

« [Prénom], votre … est-il optimisé ? »

• Le challenge

Dans ce cas précis, vous cherchez à faire comprendre que l’on détient un moyen d’améliorer un point précis, en piquant la cible du message.

« Êtes-vous dans l’erreur dans votre stratégie … »

« Possédez-vous le pire … sur le marché »

• Le sujet du webinar

Enfin, si vous croyez en votre sujet de webinar, vous avez la possibilité de le reprendre pour l’objet de votre email. Avoir des titres qui donnent envie, c’est la première étape.

Rédiger l’email

Pour capter l’attention du lecteur, vous devez optimiser le corps de l’email.

L’idéal est d’être concis et précis. Raconter les grandes lignes de votre webinar. Il ne faut surtout pas en dire trop. Il faut donner envie au contact de cliquer et d’assister au live.

Pour rendre une campagne plus attractive, il faut faire attention au visuel. Pour cela, vous pouvez mettre en avant plusieurs parties. Une image en accord avec le sujet, un titre, plusieurs petits paragraphes et bien sûr un call-to-action.

Le call-to-action est un bouton permettant de déclencher une action. Il permet de convertir votre cible. Vous avez la possibilité d’en intégrer plusieurs dans le corps de l’emailing, pour agrandir vos chances de convertir.

Il est important de mesurer l’impact en analysant le pourcentage de taux de clic. Cela vous permettra d’avoir un indice sur l’efficacité de vos call-to-actions.

L’A/B testing

Tester vos emails avant de les envoyer est important. Les emails ne s’affichent pas de la même manière selon les opérateurs, les tailles d’écran et les boîtes de messageries. Le plus sage est donc de vérifier que tout est en place avant de lancer votre campagne.

À ce titre, l’A/B testing permet d’analyser le comportement de l’utilisateur afin d’optimiser le message. Lors de ce test, vous pouvez comparer un objet ou le format de l’email par exemple. Si vous hésitez entre plusieurs titres, formats d’email, corps de texte, il peut vous permettre d’étudier les habitudes de votre audience.

Mettre régulièrement en place des A/B tests permet sur le long terme d’avoir un contenu le plus adapté possible.

Par exemple, vous pouvez créer une version A avec un objet d’email de type « challenge » et la version B aura comme objet d’email le même que celui de votre webinar. Lorsque vous réalisez ce type de test, vous devez tester les 2 variantes en même temps, sur le même segment de contact. Sinon vous ne pourrez pas vous fier à vos résultats.

Un autre exemple est de réaliser un A/B test sur des formats d’email différents. La version A serait un email texte simple, mais la version B serait un email de type newsletter.

Mettre en place des A/B testing et analyser les résultats permettent au fur et à mesure d’affiner la personnalisation de votre contenu.

Pour en savoir plus sur le webinar…