Que faire quand son évènement marketing est annulé ?

Les années passent et les évènements marketing physiques restent capitaux dans l’animation marketing et commerciale des entreprises. Conférences, salons font partie des meilleurs moyens pour connecter avec ses prospects et clients. Engager grâce à la rencontre demeure l’un des atouts majeurs de ces moments privilégiés. En effet, mettre un visage et une conversation derrière une promesse commerciale peut changer toute la donne dans l’optique de gagner la confiance de ses interlocuteurs.

La crainte autour de la propagation d’une épidémie a suscité des reports et annulations massives d’évènements. Elle touche la sphère des entreprises tant dans le BtoB que BtoC. Les années précédentes, alimentées par les conflits sociaux, avaient déjà mise à mal l’activité économique de nombreuses entreprises. Ces dernières semaines ont, cependant, été témoins d’un nombre record d’annulations d’événements marketing d’ampleur, obligeant les exposants à chercher des alternatives pour maintenir leur activité et le lien avec leurs audiences.

Alors, que faire si son évènement est annulé ? Quelle alternative principale existe-t-il ?

Réagir efficacement

Depuis quelques jours, ce sont des raisons de santé publique qui poussent les entreprises à la prudence. Un choix d’intérêt commun, qui n’est néanmoins pas le seul qui puisse pousser une entreprise à se raviser. Le mouvement des gilets jaunes, les grèves, ont prouvé par le passé être à même de perturber la vie économique. Bien que les raisons soient souvent indépendantes de la volonté des entreprises, toujours est-il qu’il incombe à ces dernières de communiquer efficacement sur le sujet et de chercher les bonnes alternatives.

Le plus dur est souvent en amont de la réaction. La décision d’annuler ou de décaler un événement éveille des scrupules chez les sociétés. Et pour cause, ils sont souvent majeurs dans l’activité de l’entreprise et nécessitent un travail que l’on rechigne à renier.

En outre, il y a souvent d’autres parties prenantes qui sont impliquées et qu’il convient de prévenir. Cette décision de dernier recours est donc souvent une décision nébuleuse et qu’on peut tarder à poser.

Excuses, coordination et éléments de réponse

La première étape, au moment d’affirmer son choix est de le faire avec la forme. Dans ce cas, la première chose est de s’excuser en toute transparence. Oui, vous êtes désolé pour la déception que vous pouvez générer, la perte de temps que cette décision peut causer et d’en être venu, ne serait-ce même, qu’à la prendre. Nul besoin de cacher la cause, surtout lorsque vous même êtes les premiers à pâtir de la situation.

En revanche, il sera nécessaire de coordonner vos communications. Il est possible que plusieurs parties prenantes soient impliquées et toutes doivent être considérées avec la même diligence. Faites donc en sorte que tous reçoivent la nouvelle en même temps ou dans un espace temporel très rapproché.

En outre, plusieurs éléments sont à inclure dans vos communications :

• Votre politique en termes de remboursement si votre évènement était payant (exposants, sponsors, places, frais…etc)
• La décision quant à l’événement : annulation, report, date éventuelle si connue
• L’alternative que vous avez imaginez si vous en avez sélectionné une
• Toutes informations additionnelles nécessaires

Échanges et disponibilités

Que ce soit par téléphone, par mail ou via les réseaux sociaux, les cibles de vos communications peuvent être tentées d’en savoir plus. Que ce soit pour des raisons techniques ou par volonté de trouver un autre moyen de vous contacter. Il est nécessaire que vos équipes soient disponibles et aptes à répondre rapidement à ces interrogations. Tant pour une question d’image que commerciale.

Une solution : le digital ?

Si l’annulation ou le report sont forcément les deux premières options à considérer, il est également possible de contourner la perte en créant autre chose. Décider de transformer un évènement physique en digital engendre forcément des différences, mais reste certainement le seul et meilleur moyen pour maintenir le lien avec sa cible et continuer son activité.

Pour l’exemple, The Adobe Summit, véritable incontournable a fait le choix de devenir en 2020 un évènement digital plutôt que d’attendre la fin d’une crise dont l’ampleur et la durée est difficile à définir. La liste de société ayant fait le même choix dans les dernières semaines, partout dans le monde, ne cesse de grandir, aux premiers rangs desquels, certains géants comme Google.

Le choix du digital permet de réagir rapidement, car il nécessite beaucoup moins de logistique que le présentiel. Pas de salle à prévoir, de traiteurs et autres exigences habituelles. Pas non plus de déplacements et de logements à anticiper.

Il convient juste de choisir l’environnement dans lequel vous allez le réaliser, d’une connexion internet et d’un matériel opérationnel. En mars 2019, nous vous expliquions comment Hootsuite avait fait de ses événements digitaux un immanquable de son éco-système et un moment clé pour l’entreprise grâce au webinar.

Quels outils pour vous aider ?

Il est tout à fait possible grâce aux webconférences de recréer de nombreuses forces d’un événement physique. L’arrivée de streaming, associée de nombreux outils, réduit les frontières :

• Plusieurs conférenciers simultanés : il est possible d’avoir plusieurs orateurs à l’écran. Qu’ils soient à distance ou aux mêmes endroits, vous pouvez faire intervenir des invités (partenaires, influenceurs, clients), créer des débats, proposer des échanges dynamiques.
• Branding : de nombreuses plateformes permettent d’intégrer des éléments de marques. Insérer son logo, ses vidéos, créer un environnement portant ses couleurs et exporter vos supports de présentations.
• Réalisation : si le physique permet de choisir des lieux prestigieux, le digital permet grâce à des studios de captation (mobiles ou non) de soigner son image de marque. Donnez-vous l’aspect d’un média en choisissant une ambiance de plateau TV, ou optez pour une ambiance décontractée dans vos bureaux selon vos préférences.
• Partage d’écran : si votre activité nécessite des démonstrations, les options de vidéo et de partage d’écran permettent de montrer ses machines ou logiciels en direct.
• Outils d’interactions : les webconférences et particulièrement les webinaires sont construits pour encourager l’interaction. Entre les chats et outils de sondages, il est possible de recevoir les questions et retours en direct. De même, les call-to-actions peuvent aider les participants à faire des demandes particulières ou manifester un intérêt.
• Replay : vos conférences sont disponibles en live mais continuent de vivre à posterior, grâce aux replays.

Peut-on engager grâce au digital ?

L’événement physique permet une rencontre dont l’intérêt est indubitable pour la vie des entreprises. Toutefois, il ne faut pas mésestimer les atouts du digital en la matière. Proposer des conférences en ligne permet également de “rencontrer” ses participants. Les échanges durant ou à la fin d’une conférence sont souvent très riches “online”.

Parfois même plus, car les invités sont souvent privés de l’inhibition de s’exprimer en public. En outre, si vous ne pouvez mettre un visage sur eux, eux le peuvent désormais sur vous à travers les orateurs que vous aurez choisi. En moyenne, une webconférence dure 42 minutes, selon Webikeo. Une personne qui assisterait à au moins une conférence de votre évènement aura donc, à minima, passé ce temps-là à vous écouter, voire à interagir avec vous.

De plus, choisir le digital élargi votre cible. Non seulement, vous réglez les problématiques de déplacement et les craintes liées à l’actualité, mais vous pouvez également toucher des personnes trop loin pour y participer ou non disponibles à l’origine (via le replay). Mieux, vous pouvez suivre tout ce que vos participants ont fait durant vos événements digitaux, ce qui est impossible en à travers le présentiel.

Alors est-ce que vous retrouverez tous les avantages de l’événement physique ? Non ! Mais vous vous donnez une très bonne alternative, sans engager autant de coûts et de logistiques.

C’est donc à la fois une bonne réaction pour rebondir rapidement, mais éventuellement une nouvelle corde à votre arc marketing. De quoi créer de nouveaux canaux de rencontres pour votre société.

Pour en savoir plus sur le webinar…