Comment organiser un webinar grâce à HubSpot et Webikeo ?
Le webinar est un très bon moyen pour lier un contact fort avec vos prospect. Il constitue un atout majeur pour faire connaître votre entreprise en vous offrant la possibilité d’organiser des formations et des interactions avec vos prospects.
Le webinar est un cercle privé dans lequel les actions réalisées par les participants peuvent être analysées. Vous pourrez ainsi recueillir les informations pertinentes les concernant pour entamer une discussion pertinente et avantageuse pour les prospects.
C’est un bon moyen d’obtenir des informations et d’inciter les prospects à utiliser des call-to-action, à télécharger des documents ou leur proposer des sondages pour obtenir des réponses bien spécifiques sur un sujet.
Faire intervenir des commerciaux à des étapes clés du cycle de vente leur permet aussi de prendre des initiatives sur les thématiques à aborder et questions à poser. Les webinars permettent des démonstrations en direct, qui sont généralement suivies par des leads avancés dans leur réflexion et ce qui permet de cumuler beaucoup d’informations sur ces derniers
La préparation
La réussite de votre webinar nécessite pour sa préparation la mise en place d’un certain nombre d’éléments essentiels.
- Choix de l’outil
L’outil webinar vous aidera à assurer l’organisation de votre conférence. Plusieurs outils sont présents sur le marché mais vous devez les adopter selon leur fonctionnalité et suivant les objectifs recherchés.
Webikeo est un outil gratuit idéal pour vous organiser efficacement votre webinar. En quelques clics, il vous crée la landing-page pour annoncer l’évènement et accueillir les inscriptions. Webikeo exécute aussi des relances automatiques par e-mail pour vos cibles.
Les e-mails de rappel devront mentionner le sujet du webinar et ce qu’il pourra apprendre aux participants. Un back-office vous présente constamment les statistiques sur les inscriptions.
- Choix du thème et des cibles
Le thème du webinar détermine l’intérêt que vous suscitez auprès de vos cibles. Choisissez un titre accrocheur. Le marketing automation vous permet de qualifier vos cibles par rapport à vos thèmes et objectifs. La définition de vos objectifs vous offre la possibilité de mesurer votre performance
Les logiciels de marketing automation permettent un suivi de l’historique des leads. Pour accroître le nombre de contacts qualifiés, il peut être efficace de proposer des webinar fondés uniquement pour vos contacts.
Il est opportun de créer des sujets basés sur les problématiques qui sont supposées être propres aux contacts. N’hésitez notamment pas à mettre l’accent sur l’évolution des contacts de longue date, afin de faire vivre votre CRM et d’éviter qu’une grande part d’entre eux ne stoppe à une étape.
- Planification
Le choix de l’heure et de la date est un facteur important pour obtenir de bons résultats. Une étude est nécessaire pour envisager d’obtenir le maximum d’audience pour votre webinar. Cette étude peut se baser simplement sur la logique ou sur une enquête approfondie sur la disponibilité des cibles. Eliminez le lundi matin ou le vendredi soir de vos choix.
- Les éléments d’inscription au webinar
Personnalisez votre site web pour accroître la génération de leads pour l’évènement. Automatisez pour faciliter les procédures de l’inscription. Mettez en évidence le call to action du lien vers la landing page qui contient le formulaire d’inscription au webinar.
La cible devrait recevoir régulièrement un e-mail pendant les jours qui précèdent l’évènement et quelques heures avant pour le jour J.
- Promotion du webinar
Tous les canaux de communication peuvent servir de support pour la promotion de votre webinar. Le premier support est évidemment votre site web. Utilisez aussi les réseaux sociaux, envoyez des mails à vos contacts. Faites une étude pour connaître les réseaux fréquentés par les cibles correspondant à votre thème pour obtenir le plus d’affluence.
Organisation pendant le jour du webinar
Pour la tenue de votre webinar, Webikeo met à votre disposition une salle de conférence virtuelle.
Pour réussir votre webinar, il est essentiel avant toute chose de bien préparer votre présentation.
Vérifiez au moindre détail les éléments nécessaires au bon déroulement. Testez les partages d’écran, les outils vidéo. Un kakémono peut être utile pour filmer la conférence.
Pour la conclusion de votre webinar, il est primordial d’organiser une séance de questions-réponses pour satisfaire la curiosité et les objections de l’assistance.
Enregistrez la conférence pour permettre aux prospects intéressés qui n’ont pu assister en direct de visionner la conférence.
L’après webinar
Bien que webinar désigne la visioconférence, le webinar proprement dit ne s’y arrête pas. A vrai dire, le webinar ouvre la voie vers la promotion marketing.
- Suivi auprès des prospects
Suite à la conférence, un suivi personnalisé permet de convertir vos contacts inscrits en leads qualifiés. Certains de vos contacts peuvent s’être inscrits mais ne se sont pas présentés. Un logiciel de webinar qui effectue un suivi de la présence individuelle des contacts vous permet de les repérer. Ainsi, le suivi s’effectue sur deux groupes distincts : les contacts qui ont assisté au webinar et ceux qui s’y sont inscrits mais n’y ont pas participé.
La teneur du message de suivi devra varier en fonction du groupe auquel le contact appartient.
Les prospects n’ayant pas assisté au webinar recevront des messages contenant l’enregistrement de la séance en plus de l’e-mail de débriefing. Tous les contacts seront informés sur la prise en charge des problématiques étudiées pendant la séance. Insérez dans les mails d’information et de remerciements des calls to action pour mettre le prospect en relation avec l’équipe commerciale.
- Passation à l’équipe commerciale
Les données sur les prospects sont transmises à l’équipe commerciale pour que celle-ci effectue le suivi approprié. L’utilisation du marketing automation et du lead nurturing vous facilite le transfert des leads à votre équipe commerciale. Utilisez un CRM intégré à votre logiciel de marketing automation comme le CRM de HubSpot. .
Pour aider vos commerciaux à assurer un bon suivi pour chaque contact, transmettez à chaque commercial un rappel personnalisé par e-mail. Si votre webinar aborde une thématique intéressant un public large, établissez un e-mail de rappel automatique une fois que vous avez pu confirmer que le prospect a bien participé au webinar. Pour un webinar spécifique, sur vos produits par exemple, n’attendez pas et envoyez une notification dès l’inscription du prospect à l’évènement.
Le webinar est un outil qui vous offre la possibilité de vous adresser à un grand nombre de contacts. Il permet autant d’informer le public que de proposer un traitement personnalisé aux prospects qualifiés. Permette à vos équipes commerciales de manier les webinars pour fixer des rendez-vous et faire des démonstrations en direct est une manière efficace de mener les contacts à mieux connaître vos produits, et ainsi d’évaluer la viabilité de vos prospects.
Pour en savoir plus…
Growth Marketer chez Copernic, 2e Agence partenaire HubSpot en France. Mon objectif ? Développer des stratégies pour accroître notre nombre de nouveaux clients.
