Comment organiser un évènement en digital ?
De nos jours, l’événement digital est une composante essentielle de l’industrie de l’événementiel. Si cette forme d’évènement était déjà pratiquée avant la pandémie, l’obligation des mesures sanitaires a transformé ce secteur d’activité. Les attentes des participants ont évolué. Ils sont plus exigeants tant concernant la qualité de l’évènement que l’expérience qu’il offre. Pour garantir sa réussite, il est donc important de mettre en place une bonne organisation et de bien penser la stratégie marketing à appliquer. Voici les éléments à ne pas négliger dans la préparation d’un évènement digital.
Déterminer l’objectif de l’évènement en ligne
Comme pour tout événement, la détermination d’objectifs stratégiques clairs est la première étape de l’organisation d’un évènement digital. Concrètement, l’organisateur d’évènementiel digital doit définir les buts à atteindre grâce à l’évènement. Il peut s’agir, par exemple, de la réorientation de l’image de la marque, de la recherche de partenaires ou investisseurs potentiels. Un évènement digital permet aussi de toucher un nouveau marché, de présenter un nouveau service ou produit.
Ce travail de réflexion permet de poser les bases de toutes les décisions à prendre. Il aide l’organisation à mieux choisir les outils de communication et à améliorer l’orientation événementielle. Autrement dit, il aide à trouver le format idéal du digital event, à définir la manière de communiquer avec les participants, mais aussi à composer avec le budget alloué au projet.
Bien choisir le format, le lieu et la plateforme
Une fois l’objectif de l’évènement marketing digital fixé, il faut sélectionner le format de l’événement digital et la bonne plateforme pour diffuser l’événement en ligne. Malgré son côté virtuel, il est aussi important de bien choisir le lieu où il sera réalisé.
Le format de l’évènement digital
Il existe plusieurs formes de digital event. Pour garantir sa réussite, il faut opter pour celle qui correspond le mieux à l’objectif fixé. Parmi les exemples d’événement digital, on compte les formations ou ateliers en ligne, les summits ou conférences digitales virtuelles, le venme, les webinaires, les rencontres et les salons virtuels. Un évènement digital exemple peut être des « Ask me anything » qui consistent à interviewer un expert ou un conférencier pour diffuser la rencontre en ligne, en temps réel. Il peut également être des « fireside chat », un format de discussion informel entre invité et modérateur. Cette option est très populaire dans le domaine des start-ups.
L’espace pour réaliser le digital event
Un événement en ligne nécessite la location d’un espace physique. Il doit disposer de bons équipements en matière d’éclairage et de son pour faciliter la prise de vue. Il peut s’agir d’un studio ou d’un local dédié à l’évènementiel. Pour un événement interne digital, la salle de conférence de l’entreprise peut suffire.
Si l’organisateur opte pour un format d’événement digital hybride, c’est-à-dire, alliant le présentiel et le virtuel, l’endroit doit convenir pour un tournage en direct et l’accueil du public.
Quel que soit le type d’espace choisi, il est indispensable d’anticiper tous les soucis techniques susceptibles de survenir.
Sélectionner la bonne plateforme
Aujourd’hui, il existe de nombreux sites pour diffuser des évènements en ligne. Certains d’entre eux sont très populaires. Ces plateformes offrent toutes les fonctionnalités permettant une diffusion en direct, une mise en réseau, un Live chat. Pour accéder à l’évènement, elles proposent un système de billetterie ou d’inscription. Le choix de l’outil de diffusion peut être assez simple si l’organisateur n’a pas de grandes exigences. Toutefois, il est toujours plus prudent de comparer les performances.
Préparer le contenu et choisir les intervenants
Le choix des intervenants à un évènement digital aura un impact considérable dans sa réussite. La manière de les intégrer dans l’organisation et dans la création de contenu, permet à l’organisateur d’évaluer s’il peut travailler avec l’intervenant sur le long terme. Par ailleurs, pour satisfaire autant le public que les conférenciers, il est conseillé d’envisager des sessions de test ou une répétition au préalable. La préparation du tournage doit se faire plusieurs jours avant l’évènement digital. C’est aussi un bon moyen de faire un pré enregistrement pour anticiper les soucis techniques qui pourraient affecter le bon déroulement de l’évènement.
Promouvoir l’évènement digital
Lorsque toute l’organisation est au point, le préparateur de l’événement en ligne peut faire la promotion de l’évènement en s’adressant aux cibles privilégiées. Il doit, par exemple, se demander quel type de communication permettra d’engager les participants. Il est aussi impératif d’étudier l’argument marketing qui permettra de les convaincre de participer à l’évènement. Le responsable peut notamment insister sur les opportunités qu’offre l’organisation.
Après cela, il est plus facile de choisir les canaux de communication à utiliser pour diffuser l’événement et qui permettront d’attirer le maximum de participants.
Modérer et animer les conversations
Le jour J, le rôle de l’organisateur de l’événement digital est d’assurer l’animation événement digital. Il lui revient de lancer les conversations sur le chat des sessions, de répondre aux questions ou de rediriger les participants d’une session à une autre. Il se chargera aussi de modérer les conversations et les débats pour éviter les débordements.
Le public se place comme web spectateurs. L’organisateur doit ainsi porter une attention particulière à l’expérience qu’il vit.
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