Le Guide du Webinar
En tant que moyen de communication novateur, une définition du webinar est nécessaire pour bien comprendre en quoi consiste cette solution et ce qu’elle offre.
Avant de donner une définition du mot webinar, il est intéressant d’en connaitre son origine. Le webinar est la contraction des mots anglais « web » et « seminar ». Il s’agit donc d’une conférence qui se déroule directement sur internet. Un logiciel de visioconférence gratuit permet à des spécialistes, les intervenants, de présenter visuellement et oralement leur expertise. Disponible de n’importe où, les participants assistent au webinar avec la possibilité de poser des questions directement aux intervenants. Le webinar est donc avant tout interactif, intervenants et participants établissent un véritable dialogue alimenté par le chat.
Un autre aspect du webinar doit être souligné pour en donner une définition complète. Le webinar est un outil marketing BtoB fort. En effet, il peut être utilisé aussi bien pour informer sur ses produits, son expertise, que pour former ou éclaircir sur des problématiques clients. Le processus d’inscription en ligne ainsi que la participation effective aux webinars permettent à l’entreprise intervenante d’identifier et de qualifier des contacts commerciaux.
D’après cette définition du webinar on comprend qu’il s’agit d’un moyen de communication btob à part, cependant, comme toute présentation, le webinar nécessite en amont une certaine préparation et une analyse en aval. Ce guide du webinar vous éclaircit sur les étapes à suivre et vous donne les bonnes pratiques du webinar marketing.
Avantages des webinars
Avec le webinar, dispensez-vous des contraintes organisationnelles liées aux conférences physiques. Aucun déplacement, aucune réservation de salle; tout se fait directement en ligne de chez vous. Les webinars vous offrent les mêmes avantages d’un événement physique sans la gêne de manquer des jours de travail. Les participants suivent pendant 30 minutes l’expertise d’un intervenant qualifié, expert dans son domaine, et disposent de 15 minutes pour poser leurs questions à ce dernier qui leur répond directement en live. L’intervenant, quant à lui, partage ses connaissances et conseils avec des clients potentiels avec l’avantage de recueillir, via le chat, leur ressentie. Le webinar vous permet donc, que vous soyez intervenant ou participant, d’interagir qualitativement avec des professionnels en seulement 45 minutes.
Vous l’avez bien compris, le webinar est un moyen de communication nettement moins coûteux que n’importe quel événement physique similaire. En effet, pour le même résultat, participants et intervenants ne dépensent aucun frais de transport, de logement ou de location de salle de conférence. De même le webinar ne nécessite aucun investissement majeur, le logiciel de visioconférence étant gratuit il vous suffit d’une connexion internet pour vous connecter. La webconférence est gratuite pour les participants.
Un outil pratique et facile à utiliser
Les webinars, accessibles de n’importe où, permettent d’ouvrir les frontières de votre entreprise et de favoriser votre présence à l’international. Que vous soyez en France ou à l’étranger, vous pouvez participer aux webinars simplement en vous connectant à la plateforme Webikeo. Pour entrer dans la salle virtuelle il vous suffit de vous inscrire au préalable aux webinars et d’être connecté le jour J à l’heure prévue. Les fonctionnalités du logiciel de visioconférence sont faciles à maîtriser et très intuitives.
Qu’il s’agisse du chat, de la vidéo ou du support visuel vous n’avez pas besoin d’etre un cador en informatique pour les utiliser. De plus, la possibilité de réutiliser le contenu du webinar, grâce au téléchargement du fichier et son enregistrement, est un avantage indéniable pour ceux qui souhaitent garder un support écrit de la web conférence.
Une interactivité accrue
Quel paradoxe ! Le webinar est une conférence virtuelle et pourtant l’interaction entre participants et intervenants est nettement plus qualitative et quantitative que lors d’ une conférence physique. En effet, l’intervenant se trouve au plus proche de son audience. Il peut demander leur avis aux participants, qualifier leur besoin, sonder leur satisfaction et surtout répondre à leurs questions en temps réel. Ainsi, plutôt que de deviner ce que votre audience veut savoir, clarifier ou approfondir, il suffit de lui demander ! Les participants se sentent d’autant plus investi, plus important, car on prend en compte leurs avis et remarques en direct. L’expertise diffusée est également plus pertinente en ce qu’elle se focalise sur ce qui importe réellement. Notons que le webinar a pour avantage de permettre à des personnes généralement timides de prendre la parole, chose qu’elles ne feraient peut être pas lors d’une conférence physique comptant le même nombre de personnes.
Une mine d’informations
Comme on l’a déjà vu, le caractère interactif du webinar vous permet de recueillir des informations cruciales sur votre expertise et votre solution. Ces dernières proviennent directement des participants et comprennent leur besoins, craintes ou satisfactions….Autant d’informations qui vous permettent d’améliorer votre offre et de l’adapter à votre cible.
D’autre part, compte tenu de l’obligation de remplir un formulaire d’inscription afin d’assister aux webinars, Webikeo est en mesure de transmettre à l’intervenant les informations de contact (nom, prénom, société …) des participants au webinar. Ce fichier de contacts regroupe des futurs clients potentiels, à vous de les recontacter !
Enfin, Webikeo vous transmet les indicateurs clés de votre webinar. Gràce à eux, vous connaîtrez vos performances d’inscription avec typologie des inscrits, le scoring et niveau d’engagement de vos participants, ainsi que vos performances de génération de contacts. Vous saurez également qui a téléchargé votre présentation et qui a demandé d’échanger sa carte de visite. En bref, vous disposez d’une multitude d’informations, toutes aussi intéressantes les unes que les autres, pour vous évaluer et vous améliorer. Prenez le temps de les analyser, ces indications, bien utilisées, pourraient vous apportez beaucoup.
Un taux de conversion élevé
Sachant que chaque inscrits est un potentiel client, le webinar s’inscrit pleinement dans votre processus de vente. Une fois la web conférence terminée, c’est à votre équipe commerciale de prendre le relais pour générer de nouveaux clients. Les informations recueillies pendant votre webinar, ainsi que son suivi analytique, vous aident considérablement dans cette tâche. En effet, le contact initié avec vos participants est très qualitatif, vous connaissez leurs besoins et leurs craintes, analysez-les pour adapter votre discours et ainsi déclencher le bon contact à l’issue de votre webinar.
Avec le webinar, plus besoin de vous présenter ils vous connaissent déjà ! Cet aspect a un impact notable sur votre taux de conversion. En effet, on est plus enclin à dépenser notre argent chez des personnes que l’on connaît, apprécie et en qui on a confiance. Les webinars, principalement grâce à leur caractère hautement interactif, vous permettent d’établir une telle relation avec vos prospects. Pendant 45 minutes ils vous ont écouté et se sont senti écoutés.
Choisir une solution de visioconférence : se poser les bonnes questions
Le choix de la solution de visioconférence doit être réfléchi. Un grand nombre de plateformes existe, mais toutes n’offrent pas les mêmes avantages. Afin que le webinar soit un succès il faut être attentif et s’informer sur les services de chacune. Cette page retrace l’ensemble des questions que vous devez vous poser pour faire votre choix de solution.
Le logiciel de visioconférence dispose t-il des toutes les fonctionnalités nécessaires ?
Lorsque vous choisissez votre solution de visioconférence il est primordial que vous vous renseignez sur la plateforme et ce qu’elle comprend. Première chose, il faut que le logiciel de webinar soit gratuit. En effet, ce dernier doit être accessible directement via le site web de l’entreprise proposant ce service et ne doit pas demander une installation préalable. Il est préférable que la salle virtuelle puisse contenir plusieurs speakers (de 1 à 6) et un minimum de 500 participants. Concernant les fonctionnalités pures de la solution de visioconférence, vous devez vous assurer qu’il y a un espace pour la réception de la web caméra, une zone de tchat, un large encadré pour les supports visuels (powerpoint, doc, etc…), une arrivée de son, un tableau blanc et que la salle est modulable à l’initiative du speaker qui dispose, dès son webinar crée, d’un accès illimité à la salle virtuelle.
La solution offre t-elle le type de webinar recherché ?
A chaque objectif son webinar. Un webinar peut être utilisé à différentes fins : faire connaître sa marque, accroître sa notoriété, asseoir sa légitimité, fidéliser ses clients ou encore former en interne. Selon la finalité, l’offre de webinar change. Par exemple, si on utilise une solution de visioconférence pour former en interne il faut que le logiciel de webinar offre la possibilité de limiter l’accès à la salle en bloquant les participants indésirables et ainsi de rendre le webinar privé. A l’inverse, si l’objectif est d’accroître sa notoriété il faut que la solution de visioconférence permette la présence d’un grand nombre de participants au même moment.
Ainsi, avant de choisir votre solution de visioconférence vous devez être sûr que cette dernière offre le type de webinar qui correspond à votre objectif.
Y a-t-il une aide personnalisée ?
En tant que solution novatrice, le webinar nécessite une certaine assistance. La salle virtuelle étant très intuitive, il faut que quelques minutes pour maitriser l’ensemble des fonctionnalités. Toujours est il, il est nécessaire qu’une personne spécialiste vous face une démonstration. En effet, la solution de visioconférence doit offrir une formation à la plateforme. De même, cette personne s’assurera que votre matèriel est adéquate et fonctionne correctement. L’ensemble de ces précautions vous éviteront de paniquer le jour J et rendra votre webinar fluide et dynamique.
Dans la même optique, la solution de visioconférence doit vous assurer la présence d’une personne pendant le webinar. En effet, en tant que logiciel sur internet vous n’êtes pas à l’abri d’un banal soucis technique, la présence d’un modérateur est alors essentielle pour assurer le bon déroulement de votre présentation.
Un service de remplissage de la salle est-il compris ?
Afin que votre événement soit un succès il est préférable que la solution de visioconférence choisie offre un service de remplissage de votre salle. En effet, si vous souhaitez donner un maximum de visibilité à votre webinar, l’invitation seule de vos contacts ne sera pas suffisante. Vous devez ainsi favoriser la solution de visioconférence qui propose d’inviter sa propose base et de mettre en place un plan de communication adapté. L’entreprise de webinar segmentera sa base pour inviter une audience qualifiée. De même, la diffusion de votre événement via les différents réseaux sociaux et blogs influenceurs du secteur concerné donnera une visibilité de qualité à votre webinar.
Le webinar, dans quel but ?
Il y a diverses raisons de faire du webinar, mais souvent nous recevons des appels de personnes qui souhaitent faire du webinar sans avoir d’objectifs bien définis. Voici une liste non exhaustive des bonnes raisons de se tourner vers le webinar :
- Obtenir des contacts qualifiés : Réaliser des webinars pour accroître sa base de prospects est une des raisons les plus fréquentes. L’outil étant un puissant générateur de “leads”, il est tout à fait cohérent de chercher à trouver de nouveaux contacts, qui plus est de qualité, via son utilisation.
- Lead nurturing : Aussi vrai qu’il est cohérent de faire du webinar pour acquérir des contacts, il est logique d’utiliser le webinar comme un contenu à pousser à ses contacts. Etant un outil interactif, il permet d’engager ses audiences et donc les faire monter en intérêt autour de ses expertises et de ses solutions.
- Convertir : Que ce soit via des webinars en petits comités ou en face à face, il est possible de faire des démonstrations et des rendez-vous privés avec des prospects très avancés pour conclure son cycle de vente.
- Cross-selling : Le webinar n’est pas uniquement utile pour parler à ses prospects. Il peut aussi s’adresser à des personnes qui sont déjà clientes. Si vous souhaitez augmenter accroître votre panier moyen, il est tout à fait possible de démontrer la nécessité d’offres parallèles pour faire croître la valeur de votre portefeuille client.
- Animer sa relation client : Le webinar n’est pas uniquement une question de vente et de marketing, cela peut aussi être utilisé pour satisfaire ses clients les plus engagés. Former à une offre, réaliser des sessions pour échanger, utiliser l’outil pour des annonces – il y a beaucoup de manières d’améliorer sa relation client grâce aux webinars.
- Notoriété : Le webinar peut également être une simple question d’image. C’est à dire la possibilité de parler de soi, de démontrer son expertise, de parler de sujets d’actualité. L’objectif n’est pas une retombée direct, mais simplement d’imposer votre marque dans l’esprit de prospects potentiels.
- Formation – RH : Face à la hausse de formations digitales, le webinar peut se présenter comme une alternative efficace. Face aux LMS, e-learning, le fait de pouvoir proposer une webconférence est dans certains cas la meilleure solution. C’est notamment un excellent moyen pour les adeptes du présentiel qui veulent contre-carrer des problèmes de mobilités, de locations de salles ou de coûts.
- Animer un réseau : Proposer des réunions avec des collaborateurs, des franchisés, des partenaires. Le webinar peut aussi simplement un bon moyen de se réunir, d’interagir, et de communiquer.
Le nombre d’usage est sans limites, à vous de trouver le vôtre.
Stratégie de webmarketing et webinar
Très populaire de l’autre côté de l’Atlantique, le webinar s’est imposé comme une pratique très facile à intégrer dans des stratégies de content marketing, marketing automation et lead nurturing.
Marketing automation & webinar
Le marketing automation consiste à automatiser l’essentiel des tâches chronophages des fonctions marketing et commerciales de manière à se concentrer sur les missions à valeur ajouté. Il permet donc de faciliter la mise en place d’évèments et le suivi de ces derniers qui sont mis à jour en temps réel. La seule condition est de mettre en place un connecteur entre la plateforme de webinar et votre outil de marketing automation. En incluant le webinar à la stratégie de marketing automation, vous ajoutez une dimension interactive et vous vous donnez la possibilité d’engager dans un processus d’automatisation des tâches.
Déléguer à la machine et se rapprocher des prospects et clients est donc possible.
Content marketing, lead nurturing & webinar
Le content marketing consiste à sortir de l’outbound marketing où l’on allait chercher des clients. Cela veut dire entrer dans l’inbound marketing, où l’on accepte que l’essentiel des décisions d’achats se font à l’aide de matériel consommé sur le web. On décide alors de créer des contenus aidant les prospects à comprendre leurs problématiques, choisir leurs options et faire un choix sur la bonne solution.
Une fois un contact acquis par la consommation d’un contenu, il est ensuite possible de le faire entrer dans un programme de lead nurturing. C’est à dire que vous allez régulièrement entrer en contact avec le prospect en lui proposant des sujets susceptibles de l’intéresser et de le qualifier dans son cycle d’achat.
Dans le cadre de ces stratégies, le webinar est une arme indispensable. En effet, il possède 2 avantages majeurs :
- C’est le contenu pour lequel les prospects sont le plus susceptibles d’accepter de donner leurs coordonnées et des informations sur leurs besoins. 79% des prospects considèrent que le webinar est un investissement qui justifie de donner de la data, selon DemandGen.
- C’est la seule forme de contenu qui vous permette d’interagir avec les personnes qui consomment votre contenu. C’est également par extension le seul outil par lequel vous pouvez générer des actions supplémentaires que la seule consommation du conutenu (réponse à des sondages, téléchargement d’autres contenus, utilisation de call-to-actions…etc). Le webinar est donc la seule forme de contenu avec fort potentiel d’engagement.
De quoi considérer fortement de l’intégrer à sa stratégie.
Le savoir-faire du webinar : pourquoi être accompagné ?
Comme toute pratique marketing nouvelle, comme tout outil technique, le webinar a ses codes qu’il vous faut maîtriser. Certaines étapes peuvent nécessiter un accompagnement, voici ce que vous devrez faire et pourquoi avoir besoin d’un prestataire qualifié pour vous guider.
La technique
C’est le premier point, celui que vos participants verront : quand vous faites du webinar, il faut animer un webinar. Il faut donc être capable de faire une bonne présentation, mais aussi faire en sorte que votre matériel soit paré pour l’évènement et que vous puissiez répondre à tout aléa de la technique.
Pour cela, vous pouvez vous renseigner et gérer ces aspects en autodidacte. Mais il est également possible d’avoir des équipes dédiées qui vont vous donner des conseils pour réussir votre prestation : comment se tenir, quel format proposer, comment faire son powerpoint, comment commencer, qu’incorporer pour marquer votre audience ou encore comment gérer les questions. Ce sont tous ces aspects qu’un coaching peut vous permettre de maîtriser beaucoup plus rapidement.
Parallèlement, avoir des personnes qui vous guident dans le choix du matériel, le test de ce dernier et vous assurent un suivi en live peut être un véritable arme pour aborder ses webinars beaucoup plus sereinement. La plupart des logiciels et plateforme de webinar laissent leurs utilisateurs et clients sans support, c’est un risque qu’il n’est pas forcément bon de prendre.
La maîtrise des codes
Il y a tout une panoplie de décisions à prendre et de tâches à réaliser lorsque vous vous lancez dans le webinar. A la manière d’un évènement présentiel dont il est une alternative, le webinar nécessitera de choisir un sujet, un titre et un descriptif pour chaque sujet abordé. Il faudra également assurer la promotion de l’évènement – après le webinar vous devrez étudier vos statistiques et traiter les contacts que vous aurez acquis.
Pour chacune de ces étapes, il est possible d’avoir un soutien :
- Optimisation des sujets, titres et descriptifs
- Maîtrise des outils de communication
- Remplissage des salles de webinar par son prestataire
- Coaching pour l’utilisation de l’outil
Apprendre à maîtriser ces codes et pratiques peut vous permettre de performer sans passer par une période de test & learn.
La maîtrise du webinar marketing
Nous ne percevons pas le webinar comme un évènement “one shot”. Réussir dans le webinar, nécessite de planifier une stratégie, de maîtriser les différentes formes de webinar que vous pouvez proposer pour fournir à vos audiences un programme qui les emmène de l’éveil à une problématique jusqu’au moment de régler cette problématique. Comprendre ce processus et le mettre en place peut nécessiter un soutien pour construire cette stratégie.
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Nous vous avons proposé un guide du webinar, de ces principaux aspects et principales problématiques. Pour aller plus loin, nous sommes diponibles.
Responsable de la stratégie de contenu chez Webikeo. J’écris dans le but de communiquer sur les multiples utilisations du webinar et les stratégies de marketing digital.
