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Les différentes options de la formation interne

C’est une noble tâche que celle d’élever autrui. Apprendre, transmettre est un élément crucial de notre existence et sa nécessité fait aussi et évidemment parti du monde de l’entreprise. Néanmoins, si cela a toujours été au coeur des problématiques des sociétés, cette dernière traverse le besoin d’évoluer pour s’adapter aux nouvelles exigences du marché, à la taille d’entreprises qui peuvent désormais s’étendre sur le plan mondial. Comment continuer à former alors que le présentiel est de plus en plus difficile à mettre en place ? Pour faire face aux difficultés financières, logistiques et temporelles que représente la formation, les entreprises ont rapidement compris l’importance du digital. L’arrivée de l’informatique et de l’Internet a forcément ouvert de nouvelles perspectives, encore reste-t-il à comprendre leur viabilité et quelles options correspondent à quelles utilisations.

Evidemment, ici nous parlons non pas de faire appel à des instituts externes, mais d’organiser votre propre formation que ce soit pour intégrer des collaborateurs ou pour faciliter leur évolution. Il convient alors de trouver les bons outils et les bonnes plateformes pour mener vos propres opérations et les réussir.

1/ L’e-learning

C’est le grand classique et le premier venu dans l’univers de la formation digitale. L’idée de l’e-learning est de construire une plateforme ou un logiciel qui permette à vos employés de s’auto-gérer dans l’acquisition de savoir et de savoir-être. Ce dernier a pour avantage de proposer une norme commune, d’être extrêmement standardisé et donc de fournir de manière constante la même quantité de notions à vos collaborateurs.

Particulièrement efficace dans certains contextes : transmissions de bonnes pratiques, normes de sécurité, cela permet à vos équipes de gérer leur emploi du temps et d’apprendre à leur rythme, sans ressentir le stress de devoir soudainement lâcher les commandes de leur emploi du temps. Cette flexibilité et cette autonomie sont d’autant plus appréciables que l’apprenant peut suivre l’évolution de son avancée et s’auto-évaluer tout au long de la formation.

Côté société, cela permet également de déterminer la solidité des acquis puisque tout peut être configuré pour permettre aux formateurs de suivre l’avancée et les résultats des employés. Duplicable dans n’importe quel service à travers le monde, l’e-learning est donc un modèle de masse qui fonctionne très bien pour les entreprises. En outre, il permet de réaliser des économies d’échelles et de temps absolument prodigieuses puisqu’utilisable n’importe quand, sans nécessité de mobiliser de ressorces humaines ou logistique.

Néanmoins, aussi vrai que c’est une pratique porteuse, elle dispose d’un certain nombre d’inconvénients difficile à nier.

Tout d’abord, l’e-learning est souvent rattaché au manque de motivation et de sens. En effet, si l’autonomie peut séduire, le manque d’émulation, le manque de contact et le cloisonnement auquel il est lié, justifient souvent le manque de motivation à traverser sur l’ensemble du cycle. Or ce manque de plaisir engendre souvent un faible investissement, ainsi que des résultats assez médiocres sur la durée.

Il faut de fait l’utiliser avec parcimonie et lorsque l’environnement, la rapidité des sessions justifient son utilisation. L’e-learning n’est pas un service adapté à toutes les situations.

2/ MOOC Entreprise ou SPOC

Massive Open Online Course“. En 2012, la première plateforme de formation en ligne massive ouvrait en France après avoir réalisé un véritable ras-de-marée outre-atlantique. Cette pratique a pour objectif de proposer des formations en libre accès à des milliers d’intéressés de manière simultanée. Accessible à tous, elles avaient donc pour objectif de proposer de longs programmes pour permettre aux internautes de se former directement de chez eux.

Une pratique très positive mais qui a rapidement montré des limites. En effet, malgré des sessions pouvant rassembler des centaine de milliers de participants simultanément, les programmes, très longs sont souvent abandonnés par les utilisateurs.

Néanmoins, ce module attire l’intérêt des entreprises qui peuvent imaginer avoir recours à des modules semblables pour leurs employés. Des MOOC privées  et payantes permettant de s’adresser à des profils plus particuliers, réservées à des sociétés est donc rapidement devenu une source d’intérêt. Toute la problématique étant que ces formations soient adaptées à la charge de travail des salariés. Les MOOC Corporate représentent dès lors un enjeu car beaucoup plus interactives que la pratique de l’e-learning. Elles permettent par ailleurs de répondre, là encore, aux besoins de sociétés manoeuvrant de grandes structures et ayant besoin de méthodes normées et traçables pour accompagner la formation de leurs collaborateurs.

En revanche, les MOOC Corporate où SPOC comme elles sont désormais appelées, puisqu’elles sont devenues des formations en groupes réduits & privés, revèlent encore de la difficulté à remplacer le présentiel, notamment sur des modules assez longs et qui contrairement au e-Learning ne donnent pas une autonomie quelconque aux salariés. En effet, si les SPOC offrent la possibilité de standardiser son niveau de formation, il faut aussi accepter d’externaliser sa formation et de débloquer les budgets nécessaire à sa mise en place.

De fait, n’est-ce pas plus rentable de chercher à internaliser sa formation ?

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3/ Créer ses propres modules de formation

Pour proposer une formation qui soit adaptée aux salariés, le mieux reste encore de la connaître. Auquel cas, qui mieux que vous-même peut définir ses besoins et ses attentes lorsqu’il s’agit de le former ?

Rythme, temps disponible, savoirs à transmettre, tout est à votre portée et si vous décidez de proposer vos propres formations digitales, le seul enjeu sera finalement de trouver la technologie pour vous assurer de pouvoir tracer le suivi des modules et la validation des acquis de vos salariés.

Quelles étapes ?

Evidemment, la première étape est de détecter la nécessité de la créer. Que ce soit à travers des entretiens individuels, des retours informels, le retour des managers terrain ou des questionnaires adressés aux salariés, vous devez avoir ressenti le besoin d’une formation au sein de vos équipes.

Une fois le besoin exprimé, vous devez déterminé de quel type de besoin il s’agit parmi ces 3 :

  • Adaptation à un poste, que ce soit du point de vu du métier ou de ses techniques
  • Nécessité d’être maintenu dans son emploi
  • Développement de nouvelles compétences

La seconde étape correspond à la mise en place d’une stratégie. Le besoin détecté, vous avez besoin d’une équipe en charge du projet qui va devoir se positionner sur le contenu de la formation et sa conception.

Les principales décisions qui seront à prendre sont celles qui permettront de poser le cadre du projet, à savoir les points suivants :

  • Choix du support/ de l’outil pédagogique
  • Points essentiels à aborder
  • Déroulé global (organisation de l’apprentissage)
  • Points de réglémentations à connaître
  • Gérer la méthode d’évaluation des collaborateurs
  • Budgétiser le coût global

Il est important dans votre démarche digitale de trouver des outils susceptibles de faciliter le suivi de la formation pour vos collaborateurs mais également leur suivi pour les organisateurs. Savoir qui a participé et quels bénéfices ils en ont tiré seront normalement les principaux éléments d’évaluation de réussite.

La troisième étape correspond quant à elle au choix des formateurs. Deux options s’offrent à vous : une solution interne ou une solution externe. Dans le premier cas, vous devez trouver les salariés à même de porter le projet et de représenter votre travail. Il s’agit alors de cibler les bons profils et de trouver dans le lot un ou des volontaires (point crucial), pour concevoir le contenu à vos côtés et prendre la parole. Seconde option, vous devez chercher un ou des formateurs en externe. Dans ce cas, à vous de voir quel type d’intervenant vous souhaitez : influenceur réputé, formateur agréé, auteur sur le sujet, universitaire… etc. Ce choix va influer sur le format de votre formation. Ayez à coeur de privilégier la bonne entente avec l’intervenant pour lisser le travail, mais surtout, ne perdez pas de vu que la communication et la pédagogie doivent faire parti des attributs des intervenants.

La quatrième et dernière étape : la logistique. Vous devez désormais maîtriser l’outil que vous aurez choisi pour réaliser votre formation digitale. Déterminer comment l’intervenant va procéder, comment vos salariés vont suivre la formation est évidemment au coeur de vos missions.

En outre, toute la partie administrative et budgetisation vous incombant, à vous de voir comment faire financer ces formations. Les salariés le feront certainement durant leurs heures de travail ou via des heures supplémentaires, dans les cadres légaux. Dans tous les cas, des aides existent, à vous d’essayer de les obtenir pour supporter le coût de la formation. A ce titre, voici quelques aides que vous pouvez obtenir et les modalités d’obtention de ces dernières selon le contrat.

Formation Contrats Durée Aide(s)
POEI CDD supérieur à 12 mois ou CDI Avant la prise de poste,

 

Maximum 400 heures

5 euros/heure

 

Maximum 2000 euros au global

AFPR CDD de 6 à 12 mois Avant la prise de poste

 

Maximum 400 heures

5 euros/heure

 

Maximum 2000 euros au global

Apprentissage CDD ou CDD

 

16 à 25 ans

1 an minimum Formation gratuite

 

Prime d’apprentissage : 1000 euros

 

Crédit d’impôt : 1600 euros

 

Exonération des cotisations patronales

TPE jeunes apprentis 15 à 18 ans 1 an minimum Versement trimestriel de 1100 euros répartis sur la première année
Professionnalisation CDD ou CDI

 

16 à 25 ans

 

Demandeur d’emploi de + de 26 ans

Pas d’indemnité de fin de contrat pour les CDD

 

Exonération des charges patronales

 

Jusqu’à 2000 supplémentaires pour les demandeurs d’emploi

L’outil à connaître : le webinar

Parmi les outils qui peuvent vous permettre de créer vos propres formations digitales et de les distribuer, il convient de parler du webinar. Le webinar est un outil qui permet de réaliser des conférences en ligne. A la manière d’une plateforme de streaming, il vous est possible de positionner un ou plusieurs orateurs et de s’adresser à une audience, en direct, avec la possibilité d’interagir avec cette dernière via un chat.

Là où le webinar se différencie du streaming,  c’est que les participants sont enregistrés, ont accès à une multitude d’options : partage de documents, de vidéos, outil de sondage, utilisation de call-to-actions (personnalisés ou pas), téléchargement de documents et accès au replay de la webconférence. Surtout, toutes ces actions réalisées par les participants sont tracées, c’est-à-dire qu’il est possible de suivre l’investissement, les interactions de vos salariés tout au long de leur formation. Notamment en sachant qui a suivi les séances, qui les a ratées, qui les a rattrapées, etc.

Dans le cadre d’une formation interne, les webinars deviennent donc une option viable puisqu’ils permettent de retrouver de nombreux avantages du présentiels pour faciliter le suivi de vos participants.

Il vous revient ensuite de savoir comment vous souhaitez que la formation soit suivi : individuellement, de manière collégiale. Et comment les retours doivent être restitués : via des sondages en fin de conférence ou grâce à d’autre modules post-webinaire.

Le cas Point P

Membre du groupe Saint Gobain, la société Point P avait besoin de mettre en place un programme de montée en compétence de leurs artisans. Pour ce faire, ils ont opté pour des conférences en ligne via le webinar, utilisant des référents au sein de leurs services pour porter leur programme de formation.

Via un rendez-vous mensuel, ils pensaient pouvoir attiser l’intérêt et générer un engouement croissant pour leur programme. Accessibles en replay, leurs webconférences ont eu un effet boule de neige dans leurs services.

Ainsi, le bilan après un an d’utilisation est sans équivoque. Au début suivi par environ 200 collaborateurs, la dernière édition a rassemblé + de 1000 collaborateurs en simultané pour suivre leurs formations. Utilisant ces moments pour rassembler les équipes, de nombreuses salles à travers tous les services étaient réservées pour assurer le suivi des webconférences en groupe, transformant par la même occasion les webinars en occasion pour tisser du lien en interne.

 

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